DOC

Anbud 1008 - INVEST KOMMUNENE

By Jose Olson,2014-08-11 19:19
6 views 0
Anbud 1008 - INVEST KOMMUNENE

    STEINKJER KOMMUNE

ANBUDSINNBYDELSE

    ANBUD 10/08

    Byggevarer, trelast

    og maling

    Åpen anbudskonkurranse

    Steinkjer 5. mars 2008

    Anbud 10/08 - Byggevarer 1

INNBYDELSE TIL ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE PÅ BYGGEVARER, TRELAST

    OG MALING STEINKJER KOMMUNE

1. GENERELLT

    1.1 Innledning

Oppdragsgiver:

    Oppdragsgiver er: Steinkjer kommune og Steinkjer Bygg AS, heretter kalt oppdragsgiver.

Frist for innlevering av anbud: 25 april 2008, kl. 12.00.

Anbudet sendes /leveres i lukket konvolutt merket

Anbudet sendes /leveres i lukket konvolutt merket ”Anbud: 10/08-Byggevarer

Til:

    Steinkjer kommune

    v/Innkjøpsleder Birger Asphaug

    Rådhuset

    Serviceboks 2530

    7729 Steinkjer

AVTALEPERIODE: 01.06.08 01.06.10 med opsjon på ytterligere 1 år + 1år.

    Avtalen vil gjelde for alle enhetene i kommunene. I tillegg vil kommunaleide bedrifter (aksjeselskap) inngå. Avtalen vil også omfatte private bedrifter for eksempel Betania sykehjem

    og barnehager/skoler som inngår i kommunens planer for slik virksomhet.

1.2. Opsjoner

    - Steinkjer kommune samarbeider med andre kommuner i ulike innkjøpssamarbeid: INVEST (Inderøy og Verran) . Disse kommunene kan tiltre avtalen med samme betingelser

- Avtalen kan prolongeres med ett å + ett år.

2. KONKURRANSEGRUNNLAG OG INNHOLD

2.1 Avtalens omfang

    Konkurransegrunnlaget inneholder følgende grupper som det skal innleveres tilbud på:

Varegruppe 1: Trelast (Listverk, Hobbyplater, Glattkant utforinger, Kledning, Panel,

    Impregnert materiale)

    Varegruppe 2: Spon- og gipsplater

    Varegruppe 3: Dører og vinduer

    Varegruppe 4: Interiør og redskaper :

    Varegruppe 5: Maling

    Varegruppe 6: Andre produkt

    Anbud 10/08 - Byggevarer 2

    Ønsket produktspekter framgår av produktoversikten i vedlegg 4. Det kan gis tilbud samlet for alle produktgruppene eller for en eller flere av dem. Det er anledning til å gi tilbud på kun deler av en produktgruppe, men vi ønsker i utgangspunktet så få leverandører som mulig.

    Anskaffelsens totale verdi for ovennevnte varegrupper anslås til: NOK ca 1,7 mill kr ekskl. mva. pr. år. Volumet innenfor hver varegruppe, slik det framgår av tilbudsformularet, er estimert ut i fra statistikk for anskaffelser av tilsvarende produkter for samme kjøpegruppe for 2006. Volumet må betraktes som et anslag som ikke er bindende i forhold til framtidige innkjøp

    Tilbudet skal omfatte det som etterspørres. Tilbyder og produktene skal oppfylle de krav som er stilt i konkurransegrunnlaget m/vedlegg.

    Tilbyder skal gjennomgå og gjøre seg kjent med alle instrukser, krav og betingelser som konkurransegrunnlaget stiller.

    Dersom tilbyder finner at konkurransegrunnlaget er uklart, ufullstendig eller misvisende, skal oppdragsgiver straks underrettes om dette.

    Dersom tilbyder i sitt tilbud inkluderer leveranser fra andre leverandører, underleverandører, må tilbyder selv stå ansvarlig overfor disse.

3. KRAV OG SPESIFIKASJONER

3.1 Krav til leveransen

    Gitte krav til leveransene: jfr Innkjøpsbetingelser for Steinkjer kommune.

    Alle varer skal være merket og emballert i h.h.t. gjeldende forskrifter, og varedeklarasjon i form av dokumentasjon og produktbeskrivelse med norsk tekst skal foreligge. Det er videre et krav at tilbyder etterlever gjeldende lover og at produktene er godkjent i samsvar med gjeldende forskrifter.

    .

    Tilbyder må påregne å fremlegge / fremvise vareprøver etter anmodning fra kommunen.

3.2 Service/oppfølging/opplæring

    Leverandøren må forplikte seg til å informere om nye relevante produkter som kommer inn under kategorien volumprodukter. Øvrige produkter er frivillig. Nye produkter som tilkommer i avtaleperioden skal tilbys til avtalepriser.

    Kjøper ønsker å tilbys opplæring i leverandørens fagkompetanse. Tilbyder beskrive hva som kan være aktuelt og legg gjerne med program med beskrivelse av en slik opplæring som er gitt til andre kjøpere.

    Kjøper er opptatt av å redusere kostnader og tidsforbruk i anskaffelsesprosessen. Leverandøren bes derfor om å komme med forslag til hvordan brukere av avtalen best mulig kan sikres et kostnadseffektiv bestilling/avrop. Forslaget skal inneholde en beskrivelse av leverandørens distribusjonssystem, og hvordan den enkelte innkjøper er tenkt fulgt opp.

    Tilbudet må inneholde en beskrivelse av hvordan reklamasjoner og retur skal håndteres. Retur vil omfatte reklamasjon på produkter av for dårlig kvalitet og feilleveringer. Retur av feilleverte varer og varer av dårlig kvalitet skal skje kostnadsfritt og på det tidspunkt som avtales med enheten, som har fått levert varene.

    Anbud 10/08 - Byggevarer 3

    Hvis oppdragsgiver må foreta erstatningskjøp fra andre leverandører, og det gir økte kostnader for oppdragsgiver må tilbyder dekke merkostnaden. Produkter kan etter godkjenning fra bestiller erstattes av annet produkt, men da til samme pris.

    Ved behov skal leverandøren kunne delta på evaluerings- og oppfølgningsmøter.

4. RAMMEBESTEMMELSER

4.1 Prosedyre/konkurranseform

    Anskaffelsen er et varekjøp som foretas i henhold til "Lov om offentlige anskaffelser" av 16.07.1999 med tilhørende forskrift av 30.06.2006. Prosedyren er åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del III.

    Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen eller forkaste samtlige tilbud hvis det foreligger saklig grunn til det.

4.2 Språket i tilbudet

    Tilbud med tilhørende dokumentasjon skal være utarbeidet på norsk.

4.3 Åpning

    Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av de innkomne tilbud.

    Tilbudsdokumenter unntas offentlighet, jfr. Forskrift til offentlighetsloven. Opplysninger fra tilbyderne behandles konfidensielt i konkurransen.

     4.4 Vedståelse

    Tilbudene forutsettes vedstått i 3 måneder fra tilbudsfristens utløp.

4.5 Omkostninger

    Omkostninger som tilbyder pådrar seg ved utarbeidelsen av tilbud vil ikke bli refundert av kommunen.

4.6 Tilbakekalling

    Avgitt tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp.

4.7 Alternative tilbud

    Alternative tilbud vil ikke bli akseptert.

4.8 Forbehold fra oppdragsgiver

    Steinkjer kommune forbeholder seg retten til å anta helt eller delvis et hvilket som helst tilbud, eller forkaste samtlige i henhold til gjeldende regelverk.

    Det tas forbehold om endringer i omfang som følge av endrede økonomiske rammevilkår og økonomisk aktivitet.

    Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å gå ut på særskilt anbud i de tilfeller/prosjekt hvor det skal gå til anskaffelse av enkeltprodukt med en verdi over ca. 100.000.

    Anbud 10/08 - Byggevarer 4

4.9 Oppdeling av leveransen

    Det vil være anledning til å legge inn tilbud på hele eller deler av det behov som er beskrevet i anbudsinnbydelsen.

    Steinkjer kommune avgjør selv om en skal velge en eller flere leverandører, men det blir bare valgt en leverandør for hver varegruppe.

4.10 Innkjøpsbetingelser

    Vedlagte innkjøpsbetingelser inngår som en del av kontrakten, jfr. Vedlegg 5.

4.11 Referanser

    Anbudet skal inneholde minst tre referanser.

4.12 Statistikk

    Leverandøren forplikter seg til å sende avdelingsvis statistikk/forbruksrapport etter grupper.

4.13 Krav til leverandørfakturaer

    Steinkjer kommune har automatisert vår leverandørfaktura behandling. Dette innbærer skanning og tolking av leverandørfaktura informasjon, samt automatiserte interne attestasjons- og anvisningsrutiner. Alle fakturaene skal inneholde ressursnummer som representerer navnet på bestilleren.

For Steinkjerbygg AS skal fakturaene inneholde eiendomsnummer samt navn på bestiller.

    Fakturering skal skje ved samlefaktura hver måned til bestillende myndighet eller det kan avtales særskilt for den enkelte kommune/bestillersted.

    Betalingsbetingelsene er fri leveringsmåned pluss 30 dager. Kortere betalingstid kan avtales mellom partene i avtaleperioden. Ingen fakturagebyr eller omkostninger aksepteres.

4.14 Elektronisk handel

    Steinkjer kommune har planer om å delta på Markedsplassen ehandel.no i løpet av avtaleperioden. Vi ber derfor om at leverandørens systemer og løsninger for elektronisk handel beskrives.

4.15 Forbehold i tilbudet

    Hvis tilbyder tar forbehold eller avvik til de krav/betingelser som er beskrevet i konkurransegrunnlaget og dets vedlegg, så skal dette beskrives i eget vedlegg og prissettes, jfr ? 20-3 i Forskrift om offentlige anskaffelser.

4.16 Kontraktsvilkår og dokumentrangering

    Innkjøpsbetingelser for Steinkjer kommune; vedlegg 5, kravene i denne anbudsforspørselen og tilbyders tilbud vil utgjøre avtalen og vil regulere de forretningsmessige forhold mellom Steinkjer kommune og avtaleleverandør(er).

    Til grunn for en avtale gjelder dette konkurransegrunnlaget, inkludert vedlagte Innkjøpsbetingelser for Steinkjer kommune samt leverandørens tilbud.

    På bakgrunn av konkurransegrunnlaget og leverandørens tilbud vil det bli skrevet en kontrakt. Dokumentene rangeres i følgende rekkefølge:

    1. Kontrakt

    Anbud 10/08 - Byggevarer 5

2. Konkurransegrunnlaget

    3. Innkjøpsbetingelser

    4. Leverandørens tilbud

Det inngås likelydende avtale med den enkelte kommune.

5. TILBUDETS INNHOLD OG KRAV TIL TILBUDET

    Tilbudet skal leveres skriftlig i ett eksemplar og elektronisk 1 ett- eksemplar (mail er

    godkjent). Den elektroniske versjonen sendes like etter anbudsfristen. Tilbudsdokumentene vil ikke bli returnert.

Tilbudet skal inngis i henhold til konkurransegrunnlaget.

5.1 Prisskjema

    Kommunen har utarbeidet tilbudsformular/prisskjema (vedlegg 4) for hver enkelt varegruppe på de mest anvendte produkter, som skal benyttes ved innlevering av tilbudet. Unnlatelse av å fylle ut dette vil medføre at tilbudet avvises.

    Leverandør må fylle inn sine nettopriser og generell rabatt for øvrige produkter i varegruppen i forhold til gjeldende prisliste.

    Alle priser skal oppgis i NOK ekskl. merverdiavgift. Eventuelle tilleggsopplysninger føres opp på eget oversendelsesbrev.

    Det gjøres oppmerksom på at innenfor de oppgitte tall vil det forekomme svingninger i volumet/forbruk. De oppgitte mengder er basert på antatte behov i kommunene og kan således variere pr. år, uten at dette skal medføre noen konsekvens på økonomiske vilkår.

    Fordelingen på produkter kan ikke garanteres, men gjelder som prisgrunnlag.

    Sammen med tilbudsskjemaet skal leverandør vedlegge fullstendig prisliste / prisbok over de produktene som omfattes av de ulike varegrupper.

    Som en del av avtalen ønskes en rabattavtale på leverandørens øvrige produkter. Vi ønsker derfor å få oppgitt hvilken rabatt/påslag på den til enhver tid gjeldende prisliste ut/inn som gis for de foreskjellige produktgruppene.

    Dersom det foreligger motstrid mellom opplysningene i tilbuds / prisskjema og i tilbudsbrevet, har opplysningene i tilbudsbrevet forrang.

5.2 Tilbudets utforming

    Komplett tilbud skal bestå av

Foran skilleark:

    - Tilbudsbrev, undertegnet av firmarepresentant. Eventuelle forbehold skal tydelig

    framkomme av tilbudsbrevet.

Skilleark 1: Kvalifikasjonskrav

    - Dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav

    Anbud 10/08 - Byggevarer 6

Skilleark 2: Pris/rabatt

    - Prisskjema i utfylt og underskrevet stand i papirformat

    - - Eventuelle volumrabatter

Skilleark 3: Kvalitet/Vareutvalg

    - Opplysninger om produktkvalitet

    Beskrivelse av vareutvalg

Skilleark 4: Bestillingssystem/Leveringstid- og presisjon

    - Opplysninger om bestillingssystem, leveringstider og presisjon.

Skilleark 5: Service

    - Opplysninger om serviceordninger, opplæring etc.

Skilleark 6: Andre opplysninger

    - Opplysninger som ikke passer inn under de øvrige skillearkene, skal plasseres her.

6 KVALIFIKASJONSKRAV OG LEVERANDØROPPLYSNINGER

6.1 Generell krav

    Anbyder skal vedlegge attest som bekrefter at anbyders foretak ikke er skyldig offentlige skatter og avgifter der foretaket er lokalisert. I tillegg skal anbyder vedlegge årsrapport, inkl. årsregnskap, samt dokumentasjon på anbyders kvalitetskontrollsystem. Det vises til Leverandøropplysninger, vedlegg 3. Dersom dokumenter ikke vedlegges anbudet, vil anbudet bli forkastet.

Videre skal tilbyder vedlegge

    - dokumentasjon på bedriftens HMS-rutiner og hvordan disse følges opp. Vedlagt

    HMS-erklæring skal også fylles ut og vedlegges, jfr. vedlegg 2.

6.2 Kravspesifikasjon til distribusjon

    Tilbyder skal gi en beskrivelse av distribusjonsløsningen som tilbys. Videre skal tilbyder forholde seg til de krav som er satt i forespørselen:

6.2.1 Distribusjonsløsning

    Leveringssted skal avtales med den enkelte virksomhet. Under ingen omstendighet skal leveransen settes igjen uten at transportøren gir beskjed om at varene er ankommet. Hvordan slik beskjed skal gis, uten at virksomhetens internkontrollsystem brytes, skal avtales med det enkelte tjenestested.

    Ved mottakskontroll skal leveransen kontrolleres i forhold til kolli, forsvarlig emballering,. Levering er ikke avsluttet før varemottaket er kvittert på fraktbrev eller en annen ordning kan avtales på det enkelte bestillingssted.

    Tilbyder må opplyse om eventuelle distributører eller underleverandører bli benyttet.

    Endring av distribusjonsløsning skal godkjennes av det enkelte tjenestested.

    Anbud 10/08 - Byggevarer 7

7 AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN

7.1 Tildelingskriterier/Kriterier for valg av leverandør

    Leverandørene vil bli vurdert og kontrakt inngått på bakgrunn av det økonomisk mest fordelaktige tilbud for Steinkjer kommune, basert på følgende kriterier:

Vekting av kriterier:

    Prioritet/vekting Kriterier for valg

    60 % Pris og rabatter Med pris menes pris på tekniske sammenlignbare

    produkter ut fra funksjon og ytelse. Prissammenlikning vil både skje ut

    fra vedlagte prisskjema (vedlegg 4) - de mest antatte kjøpe produkter

    samt tilfeldig valgte sammenlignbare produkter som kjøper selv plukker

    ut fra den oppgitte prisliste.

20 % Produktspekter og kvalitet Omfanget av produkt. Kvalitet (holdbarhet,

    merking og produktdokumentasjon)

    20 % Leverandørens service kompetanse, leveringstider, tilgjengelighet og

    fleksibilitet

7.1.1 Priser og rabatter

    Produkter skal være fritt levert, ihht Incoterms 1990 DDP (Delivered Duty Paid) til det enkelte leveringssted i Steinkjer kommune dvs. at leverandøren påtar seg alle forpliktelser, det være seg utgifter og risiko, helt frem til| kjøpers angitte mottakersted.

    Det forutsettes at alle rabatter og bonuser inngår i det tilbud som er gitt gjennom tilbudsformularet, dvs. nettopris, rabatt/rabattordning på produkter i vareboka.

    Gjeldende prisliste på tilbudsfristtidspunktet skal legges ved tilbudet.

    Prisendringer i avtaleperioden skal som hovedregel være avtalte, og skal under ingen omstendighet overstige det som kan dokumenteres som kostnadsøkninger for den enkelte vare.

    Tilbyder kan oppgi prisene som rabatt/påslag på den til enhver tid gjeldende prisliste/ut/inn. Produktoversikten kan også i slike tilfeller benyttes ved at tilbyder setter inn påslag/rabatt i kolonnen ”Rabatt i %”. Vennligst spesifiser i kolonnen ”Merknader” om påslag eller rabatt benyttes.

    Faste rabatter kan oppgis særskilt for den enkelte varegruppe. Det kan også oppgis ulike prisrabatter innfor den enkelte varegruppe.

    Dersom rabatt-/påslagsprising benyttes, skal prisreduksjonene i forbindelse med sesongsvingningene eller endrede råvarepriser være av samme størrelse og komme oppdragsgiver like raskt til gode som til det øvrige markedet.

    Tilbyder må oppgi hvilke indekser eller annet grunnlag som benyttes ved prisberegning, og hvordan tilbyder vil sikre oppdragsiver den informasjon som er nødvendig for at denne skal kunne kontrollere prissvingningene i hele avtaleperioden.

    Anbud 10/08 - Byggevarer 8

    På øvrig sortiment (suppleringsprodukt) skal tilbyder oppgi prosentvis rabatt/påslag på veiledende pris.

    Dersom tilbyders produkter får prisstigning som går ut over naturlig sammenlignbare konkurrenters, gir dette grunnlag for drøftinger, eventuelt oppsigelse av avtalen.

    Dersom prisene på avtaleproduktet faller i perioden, skal det omgående varsles om prisnedgangen, og de nye prisene skal gjelde umiddelbart for kommunen.

7.1.2 Produktspekter og kvalitet

Omfanget av produkter et stort vareutvalg vil ha stor betydning.

    Tilbyder må være forberedt på å bli bedt om å presentere/demonstrere noen av produktene for oss.

7.1.3 Service, kompetanse etc

    Av viktige faktorer innenfor service for denne forespørselen vil være:

    - leveringsopplegg

    - opplæring/kurs

    - håndtering av tilleggsbestillinger/-leveranser

    - oppfølging fra leverandør

    - håndtering av mangelfull varer ved bestilling

    - åpningstider

7.2 Innstilling på kontraktstildeling

    Oppdragsgiverens beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt, vil bli varslet skriftlig til alle deltakerne samtidig i rimelig tid før kontrakt inngås. Med ”kontrakt er inngått” menes tidspunktet da begge parter undertegner kontrakten. Meldingen inneholder en begrunnelse for valget og en frist for leverandøren til eventuelt å klage over beslutningen

8. KONTAKTPERSONER

    Spørsmål vedrørende konkurransen kan rettes til:

Innkjøpsleder Birger Asphaug; tlf: 95073353; birger.asphaug@steinkjer.kommune.no

Steinkjer 5. mars 2008

Birger Asphaug

VEDLEGG:

    Vedlegg 1: Anbudserklæring

    Vedlegg 2: HMS-erklæring

    Vedlegg 3: Kvalifikasjonskrav

    Vedlegg 4: Pris- og rabattskjema

    Vedlegg 5: Innkjøpsbetingelser for Steinkjer kommune

    VEDLEGG 1

    Anbud 10/08 - Byggevarer 9

    Anbudserklæring

Undertegnede tilbyr seg å levere varer til Steinkjer kommune i samsvar med krav og

    spesifikasjoner.

    Tilbyders navn og adresse: __________________________________________

     ___________________________________________

    Foretaksnr.: ____________________________________________

    Kontaktperson: ___________________________________________

Tlfnr.: ______________ Email.____________________

Liste over vedlegg: Vedlagt

Pristilbud --------

    Skatteattest,/momsattest ikke eldre enn 6 mnd ---------

HMS-erklæring: ---------

Referanser ---------

Evt. andre vedlegg: ----------

Underskrift: Sted: Dato:

    ------------------ ----------------------- --------------------

    Anbud 10/08 - Byggevarer 10

Report this document

For any questions or suggestions please email
cust-service@docsford.com