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EDI

By Marcus Barnes,2014-07-12 14:42
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EDI

    (Electronic Data Interchange)

; ?Que es y en que consiste ?

    En términos generales EDI (Electronic Data Interchange) es la transferencia por medios electrónicos de información comercial o de negocios en un formato estándar de carácter publico entre agentes del mercado.

    En un principio EDI nació como sistema de intercambio electrónico de los documentos necesarios para las operaciones comerciales. Así, en vez de enviar una carta o un fax con una orden de compra, se envía por correo electrónico dicha orden al distribuidor, con esto se logra una mayor rapidez y es difícil que la información se degrade o desaparezca. El distribuidor, con los datos contenidos en la orden de compra, puede generar la factura sin tener que volver a introducir los datos en su sistema, evitando la posibilidad de errores. Inmediatamente éste despacha la mercancía, recibiendo un pago vía transferencia electrónica.

    El enfoque originario de sistema de transmisión de documentos comerciales se ha quedado pequeño y hoy en día EDI sirve para transmitir todo tipo de información técnica y/o comercial, de tal manera que EDI es una parte fundamental del comercio electrónico.

Un poco de historia.

    La historia del EDI comienza en el puente aéreo sobre Berlín en 1948. La intendencia del ejercito de los Estados Unidos tenia un problema para mantener un inventario actualizado de la gran cantidad de suministros que descargaban los aviones. El sistema tradicional utilizando documentos en papel era demasiado lento. En ese momento Edward A. Guilbert (considerado el padre del EDI) invento una combinación de telex, teléfono y telégrafo para mantener el inventario bajo control que fue llamada BUSAP (Business System Application). Este fue el germen de la primera aplicación para negocios de la historia.

Un ejemplo básico.

    1. Un distribuidor necesita determinadas piezas de recambio para un coche. Mediante un ordenador y un software EDI, envía un mensaje al ordenador de la fabrica solicitando las mismas.

    2. El ordenador de la fabrica toma nota de la cantidad y referencias de los repuestos. Si están disponibles, genera una factura con todos los datos de la petición y despacha el pedido.

    Este es el proceso mas simple pero se puede ir un paso mas allá. Por ejemplo si al solicitar unas piezas, el stock de las mismas queda por debajo de un mínimo deseable, el ordenador puede generar automáticamente un mensaje al departamento de producción para que produzcan mas a fin de mantener el inventario en el nivel deseado. Con las peticiones se pueden generar informes que sirven al departamento de marketing para elaborar estudios de mercado, etc.

; Estándares EDI

    Los mensajes EDI son mensajes e-mail con un determinado formato que permite que los programas de contabilidad y gestión procesen los datos enviados. No existe un solo estándar siendo algunos de los mas difundidos : ANSI X12 que solo se utiliza en Estados Unidos, SCC/JTC EDI en Canadá SITPRO en Gran Bretaña, DIN en Alemania. Naciones Unidas ha propuesto un estándar internacional bajo la autoridad de United Nations EDIFACT (EDI for Administration, Commerce, and Transport). Existen también otros estándares (tanto públicos como privados) de menor difusión en general, pero que en determinados nichos de mercado pueden ser los mas utilizados.

    Los dos sistemas principales (ANSI X12 y EDIFACT) tienen gran flexibilidad y los protocolos permiten definir gran cantidad de las situaciones que se dan en el comercio del mundo real. Esta previsto que a corto/medio plazo los dos estándares se fusionen en uno solo. Los estándares EDI no eliminan las negociaciones y los pactos entre las partes, simplemente definen un marco para la comunicación entre los interesados.

; Problemas del EDI.

    EDI esta muy implantado en las grandes compañías, sin embargo para su difusión en las pequeñas y medianas empresas existen una serie de inconvenientes. El primero de ellos es la falta de un estándar de firma digital equivalente a la del mundo del papel que sea aceptada por todos los integrantes del mercado. Los sistemas de firmas digitales tienen como propósito fundamental la identificación fehaciente de los integrantes del negocio mercantil.

    Otro problema es la falta del notario digital, en el mundo real cuando queremos que exista prueba fehaciente de la existencia de un documento lo llevamos a un notario para

    que lo inscriba en su protocolo, esto da fe de la existencia del documento y lo protege de manipulaciones. En el comercio electrónico se esta empezando a utilizar marcas digitales invisibles (equivalentes a las marcas de agua) que forman parte del documento electrónico para impedir su modificación por personas ajenas, (sin embargo no existe tampoco un estándar aceptado), y la figura del notario digital como un servicio fundamental para el comercio electrónico esta empezando a cobrar fuerza.

    La tercera dificultad es el coste de implantación de un sistema EDI, que para una empresa de pequeña o mediana dimensión puede ser muy oneroso. Sin embargo la tendencia es hacia una reducción del precio de los sistemas, de tal manera que este inconveniente va desapareciendo día a día.

; Beneficios del EDI.

1. Incremento sustancial en la capacidad de respuesta de un negocio.

    2. Eficacia al eliminarse la necesidad de reintroducir los datos, se ahorra tiempo y se evitan errores.

    3. Reduce el coste de creación, almacenaje y mantenimiento de archivos de papel. 4. Reducción de los inventarios.

    5. Reducción de los costes administrativos.

    6. Es una fuente muy valiosa de información para la toma de decisiones empresariales.

Conclusión.

    EDI es una herramienta para la agilización de las transacciones comerciales de todo tipo mediante métodos electrónicos. Su fuerte implantación hoy en día por las grandes compañías, y el potencial de crecimiento entre los pequeños negocios y particulares hacen que el conocimiento de esta tecnología sea imprescindible para el directivo de hoy en día.

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