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VDoc Open - MODULE WORKFLOW VDOC PROCESS JAVA

By Yolanda Daniels,2014-04-24 14:28
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VDoc Open - MODULE WORKFLOW VDOC PROCESS JAVA

MODULE GED : VDOC OPEN

    VDoc Open est un outil de ? gestion documentaire intelligente ?, assurant les fonctions principales d’une gestion documentaire classique, associées à des fonctions avancées autour d’un ensemble de données, permettant de

    répondre aux attentes des entreprises sur la gestion, l’indexation et la sécurité de l’ensemble de la documentation.

Les principaux atouts de VDoc Open sont :

    ? La sécurité

    o Documents et données sous le contrôle du logiciel,

    o Gestion des droits d’accès à différents niveaux,

    o Gestion et contrôle du cycle de vie documentaire.

    ? La simplicité

    o Paramétrage complet (pour répondre au plus près aux besoins des clients) à travers une interface

    d’administration Web,

    o Fonctionnement en mode Web à travers un simple navigateur Internet, évitant le déploiement sur

    des postes clients,

    o Temps de mise en œuvre diminué, en partant de ? modèles de paramétrage ?.

    ? La souplesse

    o Un paramétrage complet sur tous les éléments de VDoc Open,

    o Une adaptation aux différents métiers de l’entreprise, avec possibilité de mise en place progressive,

    o La possibilité de disposer de plusieurs bases documentaires au sein de VDoc Open.

    ? Le gain de temps

    o Différents outils et méthodes de recherche des documents,

    o Des opérations pouvant être automatisées.

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    Les principales caractéristiques de VDoc Open sont :

    ? Un logiciel haut de gamme

    o Peut gérer tout type de documents,

    o Logiciel entièrement paramétrable,

    o Fonctions avancées (génération au format PDF, gestion de liasses documentaires, association de

    documents à des données, mise à jour automatique du contenu des documents…). ? Un logiciel simple d’utilisation

    o Accès Web intuitif et simplifié,

    o Mise à disposition des utilisateurs des informations pertinentes,

    o Intégration des outils Microsoft Office,

    o Possibilité de reprise de documents existants.

    ? Un logiciel standard

    o Basé sur des technologies standard et éprouvées (base de données relationnelles, XML, XSL…),

    o Principe de fonctionnement standard et intuitif pour les utilisateurs finaux.

    De part la puissance de son paramétrage, VDoc Open sait s’adapter aux différents besoins de gestion

    documentaire au sein de l’entreprise :

    ? Documentation Qualité

    o Exigences des différentes normes Qualité (ISO 9000 version 2000, ANAES…),

    o Documents conformes au plan qualité,

    o Cycle de vie des documents puissant et paramétrable, avec gestion avancée des droits d’accès,

    o Diffusion automatique des documents,

    o Outils de recherche et rapports sur la documentation.

    ? Documentation Technique

    o Accès aux données produits (ERP, Système d’Informations du client…),

    o Rattachement des documents aux données du Système d’Informations du client,

    o Génération et mise à jour du contenu des documents techniques à partir des informations de l’ERP.

    ? Fonction de coffre-fort de documents

    o Documents et données placés sous le contrôle de VDoc Open.

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PRE REQUIS TECHNIQUES

La configuration recommandée pour l’utilisation de VDoc Open, avec un nombre d’utilisateurs simultanés inférieur à

    100, est décrite ci-dessous.

    Remarque : Il est possible, dans le cas d’un nombre limité d’utilisateurs et de documents, d’utiliser la même

    machine pour les serveurs Base de données et Web.

    Serveur Base de données

    ? Architecture type PC Intel XEON cadencé à 2,8 Ghz

    ? Mémoire : 1 Go de RAM

    ? Stockage : Technologie RAID 5 / Espace disque à évaluer en fonction de la volumétrie documentaire

    ? Système d’exploitation : Windows 2000 Server SP3 / Windows 2003 Server

    ? Connecteur SMTP d’IIS 5 ou 6

    ? Microsoft SQL Server 2000 SP3 (avec le module MS SEARCH)

    Serveur Web

    ? Architecture type PC Intel XEON cadencé à 2,8 Ghz

    ? Mémoire : 1 Go de RAM

    ? Stockage : prévoir 80 Go d'espace disque disponible

    ? Système d’exploitation : Windows 2000 Server SP3 / Windows 2003 Server

    ? Serveur Web IIS 5 ou 6

    ? Outils client SQL Server 2000 SP3 (avec la prise en charge de SQL XML dans IIS)

    Poste de conversion

    ? Architecture type PC Pentium IV cadencé à 500 Mhz

    ? Mémoire : 512 Mo de RAM

    ? Stockage : prévoir 6 Go d'espace disponible

    ? Système d’exploitation : Windows XP Professionnel SPx / Windows 2000 Professionnel SPx

    ? Internet Explorer 6 SP1

    ? Microsoft Office 2000 SR1 / XP / 2003

    Poste client

    ? Architecture type PC Pentium III cadencé à 400Mhz ou équivalent

    ? Mémoire : 128Mo de RAM

    ? Système d'exploitation : Windows NT4 Workstation / XP / 98 / 2000 Workstation

    ? Internet Explorer 5.5 ou supérieur

    ? Affichage écran : 1024 x 768

    ? Les postes clients doivent supporter l’installation d’ActiveX

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    FONCTIONNALITES

    Tableau récapitulatif des principales fonctionnalités

    Gestion documentaire Entité ? Document ? = Fiche signalétique + Fichier Un document dans VDoc Open est constitué de deux éléments :

    ? Une fiche signalétique : ensemble d’informations (attributs) permettant de qualifier un document, et pouvant être utilisés pour les recherches,

    ? Un fichier : Document en lui-même. Ce dernier peut ne pas être présent, dans le cas de documents conservés sous forme papier par exemple.

    Attributs documentaires paramétrables La liste des attributs documentaires est complètement paramétrable. Les attributs peuvent être de différents types (texte, nombre, date, etc…). Chaque type de document possède ses propres attributs documentaires.

    Type de document A chaque type de document est rattaché :

    ? Un cycle de vie : permet de définir le circuit de validation d’un document,

    ? Une liste d’attributs : permet de caractériser un document,

    ? Des droits et permissions : permet de définir qui peut faire quoi sur le document en fonction de l’avancement de celui-ci.

    Cycle de vie Chaque type de document possède un cycle de vie, décrivant son évolution, de la création à la péremption. Le cycle de vie est une succession d’étapes, avec possibilité de retour en arrière.

    A chaque étape du cycle de vie est associé un rôle permettant de contrôler qui peut intervenir à un instant ? t ? sur un document.

    Chaque étape possède un certain nombre de paramètres permettant de répondre aux différentes contraintes des entreprises (notification ou non, choix des intervenants ou transfert automatique, intervention d’une ou plusieurs personnes, obligation ou non que toutes les personnes d’une étape interviennent, droit de modification de toute ou partie des attributs, droit de modification du fichier associé, gestion d’un délai avant relance automatique, etc…).

    Gestion des versions VDoc Open intègre une gestion des versions de documents. Pour chaque type de document sont définies les règles de comportement sur les versions (indice numérique, alphabétique).

    Lorsqu’une version d’un document passe à l’état ? Applicable ? dans son cycle de vie, la version précédente passe automatiquement à l’état ? Péremption ?, pour répondre aux exigences des normes Qualité.

    Liens documentaires VDoc Open permet de définir des liens documentaires. Il s’agit de liens reliant deux documents différents, ces liens étant ? orientés ? (liens amonts / liens avals). Ceci permet de pouvoir naviguer sur la pyramide documentaire, et de pouvoir analyser des impacts de modification d’une version de document.

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Modèle de document VDoc Open gère une notion de modèles de documents (sous MS Word en standard), ce qui permet :

    ? De standardiser la documentation de la société,

    ? D’automatiser la création d’un type de document à partir d’un modèle défini,

    ? De pouvoir disposer d’informations ? documentaires ? dans le corps du document (fichier) qui sont mises à jour automatiquement.

    Ces éléments apportent les avantages suivants :

    ? Gain de temps lors de la création de document,

    ? Assurance de disposer de documents conformes aux procédures de l’entreprise. Liasse documentaire VDoc Open gère en standard la notion de liasse documentaire. Une liasse documentaire correspond à une liste de versions de documents existant dans VDoc Open.

    La liasse est elle-même considérée comme un document à part entière, ce qui signifie qu’elle dispose de son propre cycle de vie, et de ses propres attributs documentaires.

    A travers une liasse documentaire, VDoc Open est capable de ? construire ? le document ? représentatif ? de cette liasse, à savoir :

    ? Document ? englobant ? tous les documents qui composent la liasse,

    ? Génération automatique d’un sommaire de la liasse,

    ? Pagination globale propre à la liasse.

    Traçabilité VDoc Open dispose de toute la traçabilité nécessaire aux besoins de l’entreprise et répondant aux exigences des normes Qualité. Il s’agit :

    ? De l’historique des versions d’un document,

    ? Du détail des opérations effectuées sur une version d’un document,

    ? De l’accès aux anciens documents pour consultation ou récupération (comment était le document à la version n ou à l’état m de son cycle de vie). Rapports VDoc Open intègre en standard un certain nombre de rapports prédéfinis et directement utilisables.

    Il est également possible de personnaliser les rapports pour les mettre en adéquation avec les besoins de chaque type d’utilisateur.

    Outil collaboratif Distribution VDoc Open gère en standard la distribution des documents, et ce à plusieurs niveaux :

    ? Distribution automatique quand la version d’un document devient ? Applicable ?,

    ? Distribution manuelle (suivant les droits de l’utilisateur), pouvant être faite à un utilisateur VDoc Open ou à une personne ? extérieure ? au système (envoi par mail avec le document en pièce jointe).

    La distribution peut être faite à des utilisateurs, groupes d’utilisateurs ou liste de distribution

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    (liste d’utilisateurs et/ou groupes).

    VDoc Open gère également la notion ? d’accusé de réception ? sur la distribution, ce qui permet d’améliorer la traçabilité.

    Modèles de distribution Il est possible de définir des modèles de distribution. Ceux-ci correspondent à des listes d’utilisateurs et/ou groupes d’utilisateurs. Cela permet de mettre en place (au niveau entreprise ou pour chaque utilisateur) des listes sur lesquelles s’appuyer pour effectuer la distribution d’un document.

    Notification VDoc Open peut s’appuyer sur le système de messagerie pour notifier les utilisateurs des actions effectuées dans le système documentaire. Le déclenchement ou non de notification est paramétrable. Les principales notifications peuvent se situer :

    ? Sur les changements d’étape dans le cycle de vie,

    ? Sur dépassement d’un délai de traitement d’une tâche,

    ? Lors de la distribution.

    Demande de modification En fonction des droits d’accès, les utilisateurs peuvent avoir la possibilité d’effectuer des demandes de modification sur des documents ? Applicables ?. Ces demandes sont automatiquement transmises au responsable du document, avec différentes informations (type de modification, détail des modifications souhaitées…). Documents à traiter Chaque utilisateur dispose d’un accès aux documents sur lesquels il doit intervenir (ToDO Liste). Ceci permet d’accéder rapidement à la liste des tâches affectées à chaque utilisateur.

    Automatisation Génération PDF VDoc Open permet de générer les documents (fichiers) au format PDF afin de simplifier, faciliter et sécuriser leur consultation. En effet, ceci évite de déployer sur les postes clients les applications natives des documents consultables.

    La génération au format PDF prend en charge les fichiers de type Microsoft Office, HTML, texte, mais peut également traiter d’autres types de fichiers par ajout de composants…

    Tout document déjà converti en PDF et n’ayant pas évolué est stocké dans un cache afin d’augmenter les performances du logiciel.

    Valorisation de documents VDoc Open permet de valoriser des documents. Nous entendons par valoriser le fait de pouvoir mettre à jour de façon dynamique et automatique des informations dans le fichier à partir des données présentes dans VDoc Open (données purement documentaires, attributs créés dans le cadre du paramétrage ou données techniques). Gestion des délais de traitement A chaque étape du cycle de vie d’un document peut être défini un délai de traitement. Il a pour but de maîtriser le déroulement du cycle de vie d’un document, en pouvant déclencher des relances automatique vers les personnes devant intervenir (notification par mail), ou éventuellement déclencher des actions automatiques (envoi du document à un délégué par exemple).

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    Contrôle des données contenues dans les documents Les documents pouvant être valorisés à partir d’informations contenues dans VDoc Open, il permet également de pouvoir contrôler à tout moment que le contenu du fichier est à jour. Agents planifiés Différents agents existent au sein de VDoc Open. Leur but est de planifier l’exécution de certaines tâches en ? temps masqué ? sans pénaliser les performances du serveur. Parmi ces agents on trouve :

    ? Relance sur retard : permet de notifier par mail les intervenants sur les tâches sur lesquelles ils sont en retard (ou éventuellement effectuer un traitement particulier),

    ? Indexation plein texte : permet de construire les index utilisés pour la recherche plein texte,

    ? Plan de maintenance hebdomadaire : permet d’effectuer en automatique certaines tâches de maintenance sur VDoc Open (reconstruction des index, purge des vieux documents périmés…),

    ? Agent de conversion PDF : permet de planifier la conversion des documents en PDF, afin de ne pas pénaliser l’utilisateur au moment de la consultation,

    ? Vérification des mises à jour des fichiers : permet de s’assurer que le contenu des fichiers est à jour, dans le cas de documents intégrant des données de VDoc Open (documents valorisés).

    Ces agents sont planifiés en fonction des contraintes du client. Personnalisation / Développement La structure de VDoc Open offre la possibilité de mettre en place un certain nombre de traitements automatisés, afin d’optimiser le fonctionnement et les performances de l’outil. Pour cela, VDoc Open offre deux méthodes principales :

    ? Développement basé sur les API du produit,

    ? Réalisation de procédures stockées ou trigger en base.

    Données Fiche de données Des fiches de données peuvent être créées dans VDoc Open, afin de définir des informations Intégration au SI client auxquelles seront rattachés des documents. Il s’agit par exemple de ? Fiches Produit ?, sur lesquelles sont rattachés des documents ? Fiche Technique ? qui peuvent reprendre de façon automatique des données du produit concerné (référence, nom, matière, etc…).

    L’administration de VDoc Open permet de définir, sans programmation, chacune des fiches de données, ainsi que les différents champs nécessaires.

    Fiche vue Dans le même principe que les fiches de données, les fiches ? vue ? permettent de disposer de données auxquelles rattacher des documents. La différence réside dans le fait que les fiches ? vue ? sont créées directement à partir de la définition d’une source externe de données, et peuvent importer directement les données présentes dans le système externe.

    Ceci peut être utilisé par exemple pour utiliser une liste de clients ou de fournisseurs existant dans un ERP, sans avoir à ressaisir les informations (récupération par import manuel ou planifié).

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    Importation / Exportation Des fonctions d’import / export sont disponibles dans VDoc Open, sur les fiches ? vue ?. L’administrateur qui met en place une fiche ? vue ? définie quels sont les droits en importation ou éventuellement en exportation de données. Liaisons entre les fiches VDoc Open permet de mettre en place des liens (une hiérarchie) entre différentes fiches (de données ou vue). Ceci permet par exemple de disposer d’une structure minimum pour valoriser de façon automatique des documents ? synthétique ?. Par exemple, réaliser une fiche affaire qui se base sur une structure Client ? Affaire ? Sous-traitant. Données liées A partir d’un document, il est possible d’accéder d’un seul clic à la ou les fiches de données auxquelles il est rattaché.

    IHM Ergonomie Organisation des documents VDoc Open possède deux approches dans le classement des documents :

    ? Une structure dossiers / sous-dossiers : celle-ci permet de classer les documents dans différents dossiers, à la manière d’un explorateur Windows,

    ? Une structure données : celle-ci permet de naviguer sur l’organisation des données qui a été mise en place pour créer ou retrouver un document en partant des données auxquelles il se rattache.

    Ces deux structures sont complémentaires, dans la mesure où un document est rangé dans un dossier, et peut être rattaché à une ou plusieurs données. Recherche full texte VDoc Open offre la possibilité de recherche full texte. Celle-ci permet de retrouver tous les documents contenant dans le fichier un texte choisi.

    La recherche full texte se base sur le moteur de recherche interne de la base de données. Recherche avancée ou multicritères VDoc Open dispose d’un outil de recherche avancée ou recherche multicritères. Celle-ci a pour but de pouvoir retrouver des documents à partir de toute ou partie des informations que l’on trouve sur un document : informations documentaires (version, référence, date de création, intervenant, etc…), attributs de la fiche signalétique (attributs pouvant être créé avec l’administration), informations de données auxquelles est rattaché le document (fiche Client, Fournisseur…), caractéristiques du fichier (nom, taille…), vie du document (distribution…).

    Il est bien évidemment possible de combiner plusieurs critères différents dans des requêtes composées.

    Favoris de recherche La fonctionnalité de recherche avancée est extrêmement puissante. Elle impose par contre un minimum de prise en main afin de pouvoir l’exploiter sur des requêtes complexes.

    Afin d’en faciliter son utilisation, il est possibles de mémoriser les requêtes sous forme de favoris de recherche, ceux-ci étant ensuite disponible en un seul clic à partir de l’écran principal de VDoc Open.

    Ceci permet de définir et mettre à disposition des utilisateurs les requêtes correspondant aux recherches les plus souvent utilisées dans l’entreprise.

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    Le système de composition des requêtes permet également de définir des requêtes dynamiques, les valeurs recherchées étant saisie uniquement lors de l’exécution de la recherche.

    Accès aux dossiers ou aux données A partir d’un document, il est possible d’accéder directement à la ou les données concernées, ainsi qu’au dossier dans lequel est rangé ce document. Accès ? Public ? Il existe un accès ? Public ? sur VDoc Open, qui permet de consulter tous les documents ? Applicables ? de la base documentaire. Cela permet de mettre à disposition de toute l’entreprise le référentiel documentaire, à travers un accès générique.

    Administration Paramétrage ? global ? L’administration permet de définir le paramétrage ? global ? de VDoc Open, et ce sans Paramétrage aucune programmation. Nous entendons par paramétrage ? global ? la définition des éléments suivants :

    ? Définition de l’organisation (utilisateurs, groupes ou services),

    ? Définition des types de documents, avec les attributs qui les caractérisent,

    ? Définition des cycles de vie des documents (le cycle de vie étant propre au type de document),

    ? Définition des modèles documents (composition du modèle directement dans Microsoft Word),

    ? Définition des modèles distribution,

    ? Définitions des fiches (données, vue…),

    ? Mise en place de la structure des dossiers et sous-dossiers

    ? Gestion des différents droits et permissions sur les différents éléments.

    Il est à noter que le système de paramétrage de VDoc Open permet au système documentaire d’évoluer sans remise en cause du contenu existant (modification d’un type de document sans perdre les documents déjà présents). Référence formatée Pour tout document, il existe une référence. Celle-ci peut être saisie manuellement par l’utilisateur lors de la création du document, ou calculée de façon automatique suivant certaines règles mises en place dans l’interface d’administration. Par exemple, on peut définir une référence qui est composée de :

    ? Un texte figé (? PRO ?)

    ? L’année courante

    ? Une caractéristique de la fiche signalétique,

    ? Un numéro chronologique

    ? Un caractère séparateur pour ces différentes informations. Gestion des droits et permissions VDoc Open intègre une gestion fine des droits et permissions sur les différents éléments. Il s’agit de pouvoir contrôler précisément qui peut faire quoi à quel endroit.

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    Ce système peut permettre par exemple de partager une base documentaire globale entreprise, avec certaines arborescences masquées ou non en fonction de l’utilisateur.

    La gestion des droits et permissions intervient principalement :

    ? Sur les dossiers,

    ? Sur les documents,

    ? Sur les cycles de vie,

    ? Sur les attributs de la fiche signalétique,

    ? Sur les fichiers.

    Définition de l’organisation VDoc Open intègre une définition de l’organisation de l’entreprise, découpé sous forme d’utilisateurs et de groupes (ou services). Il intègre donc son propre annuaire, mais des fonctions d’importation et de synchronisation permettent d’utiliser l’annuaire global de l’entreprise.

    Gestion du multi langues VDoc Open est disponible en version française et/ou anglaise. Gestion de plusieurs bases documentaires VDoc Open permet de prendre en charge plusieurs bases documentaires au sein de l’entreprise. Ceci permet par exemple de disposer d’un seul et même outil pour travailler sur une base documentaire Qualité d’un côté et sur une base documentaire Technique de l’autre, ces deux bases n’ayant aucun point commun et aucune interférence entre elles. Réplication Base de test / Base de production Un outil est fourni avec VDoc Open pour répliquer une base sur une autre. L’objectif principal de cet outil est de simplifier les phases de mise en place ou d’évolution du système documentaire. Pour cela, les mises au point sont réalisées sur une base de test, puis lorsqu’elles sont validées, elles sont automatiquement déployées sur la base de production.

    Sécurité Gestion d’une corbeille VDoc Open possède sa propre corbeille, par laquelle passent tous les documents qui sont supprimés. Ceci permet de minimiser les risques d’erreur de manipulation sur le système documentaire.

    Coffre-fort électronique de documents Tous les documents gérés par VDoc Open sont mis sous le contrôle du logiciel, c’est ce que l’on appelle la fonction de coffre-fort électronique. De cette façon, il n’est pas possible d’accéder aux documents sans passer par VDoc Open, et les droits qui sont accordés à chaque utilisateur. Les fichiers sont directement stockés dans la base de données, ce qui facilite également la maintenance de l’application, et les procédures de sauvegarde. Fonctions de Check-In / Check-Out VDoc Open gère les fonctions de ? Check-In / Check-Out ?, c’est-à-dire la sortie d’un document du coffre-fort ou le rangement de celui-ci. Ceci permet de ? flaguer ? les documents qui sont en cours de modification, pour éviter que plusieurs personnes modifient en même temps le même document.

    Lorsqu’un document est sorti du coffre-fort pour modification, les autres utilisateurs peuvent avoir connaissance de la modification en cours et peuvent encore consulter le document tel qu’il était avant le début de la modification.

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